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网友提问：
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$ _. D4 r, G4 z8 p现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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3 t8 i% ^2 h3 o: O' }- Q●使会议开得卓有成效 0 n; m" A# t, C6 X$ L# v
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 # H9 A! v. z/ Q' r( O% } w
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
; a' r b" n+ ^) X6 O% L 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
4 x" a1 c" P0 ^ 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 1 S R$ H" m: G' L: X+ }: R+ y7 @
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 9 `1 ]" u2 F2 f
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
a; p! A) f; `- L 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 & E7 ~5 r) t* r& v
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
5 V7 z' M; Y m/ P 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 & B. ^# ?6 I2 x
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
- a- W/ f8 q- H# [' S' Q2 T" ?0 P 10.信息要加以选择，避免过多。 9 ?5 Y) E/ {8 h3 W' z8 F
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
! i9 K# p: U# j2 o 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
3 S! r* v+ r. O9 g% e! P 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ( W7 c. s6 q6 p6 X; V
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 - G- h# [8 D0 {2 v. a+ ^
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 $ b6 ^$ P* `% n! D* m* @$ M
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 8 B. C" @( B3 D0 F
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
: s' c2 U: s- q8 |4 w/ o 18.会前先拉几个盟友。
" r! d/ D g% ^ 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 + E! M4 l1 f' N# F# e; H
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
/ z3 D# m6 y! m( Q. c2 d- U/ R ●会议准备 ( K$ m4 V4 q1 S- w" a+ P- \, Q$ R/ {
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ; y1 F$ o+ f' I
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
/ z9 ]2 x v7 e- J0 Z ?! q( ] 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 " w! f% d K* D* u. j) ~
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
?; T3 ~4 }. ?: A% K7 m3 V 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
* p- }, t. P4 A 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
* V0 {1 c7 S8 q* ]+ z* z 26.任何议程变动都必须通知主持人。 & d/ B# G- _8 r+ X n3 v( A
27.议程要尽可能短小简单。
) X P: W9 y6 G: X& J 28.尽量将议程限制于一页纸上。 $ l+ F8 R2 T4 M* S, N5 @2 s
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 - l$ ~! n$ L* O1 v. {) s, e0 `9 p" \
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
$ G E. h; O- X4 y. H3 p# {% ^; ~ 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
* d7 U5 m* A* f. N0 B 32.必须将电话转移出会场。 + t: \' K1 j6 J+ m
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
3 i- @; ~2 t6 b/ i. P 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 9 q& J0 N! Q5 x/ Q) a
35.要找个确保没有干扰的会场。
6 T" l( [, ~: `7 y 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
4 B- X5 C M+ I. \0 M' v 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
% o( I2 _ m; v 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 , a" B6 B" v, d. u% n
39.座位之间应有一臂长的间隔。
- s: N" r4 C/ V6 J 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
( M1 F8 Q" c( F 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 # L5 H- z. Z& r
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 9 x! }6 P& t) O6 H
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 + m- C1 `+ P# ^
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
$ \4 c# g2 n2 {& {5 ]/ R 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
6 A0 o5 v1 u- v" w8 v- k 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ( Z- Z8 O6 ?& P T' k
●出席会议
1 T# J7 d i0 H7 V 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
0 K0 ~' h( a- }! X G$ r1 W 47.会前拟出自己的发言稿。
$ M/ m( S9 ?8 U7 d$ Q- `4 K1 U 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
& l+ [9 z4 B! M& E+ } 49.要保持积极的脸部表情和音调。 - Q: Z U8 y/ t
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 6 k, S+ m7 D) m$ C
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 0 S8 Q) [6 z* D
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ( f4 B6 ^ c- ]/ ?& y( K4 m G
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ( R3 w0 j# |5 [5 ]1 F
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 1 I- f5 ^ [! w0 s9 t& u
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 : G% B% e' c% {# C% i& `
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 $ I3 B% M a" z- _4 `& g
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 : {2 W! C& ^! x( n8 a- Z
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 & D8 @6 V( ~* v" P+ p/ Q8 V
60.必须按照议程顺序作会议记录。
% y- X5 u8 n6 p 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
$ X- D: I, L L( S9 x7 Y& \1 F 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 i' v6 a; B y: G+ `, X
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 % {/ a5 ? t$ Y2 E! X. t
●主持会议 - G2 J1 ]7 K! E O7 ?
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
' S1 d: F) m( E& H& y1 ^' V 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
4 k3 ?2 w1 C* L1 X( U5 A 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 $ C5 ?4 R# `5 O) j$ Q' r
66.尽量于会前认识新来者。
# m" f j6 w' k 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
8 E3 b b" E1 z9 p+ F 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 " `$ |9 z7 d" u# x
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 0 H& Z+ ^. h4 Z% U+ n
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 . A$ a/ h! q, r) n2 C7 K8 A! [
71.要制止支流辩论和私下交谈。
7 z# l/ @' i4 C7 P 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
2 a9 Q) f; d4 g: s$ g4 u& k 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
7 i! t E6 V# h2 c4 h$ s 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 : a% p7 }+ q! A9 `# d; s
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
" V1 n5 C0 t# X4 r 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
/ @. O; J: K2 R* ?+ |7 ~ 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
$ d% P, p. C8 D3 s2 ?( n& Y 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 $ }9 [0 R6 a5 ^$ P4 s
79.必须清楚每次会议的规则。 4 h4 q1 p8 K6 E, n
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
: t! H/ }. G/ G 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
+ c. W# ?) y. }7 V2 ~
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