办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

0 d  M2 U# ]' Y6 C: D, q# v  S加强办公室建设与管理
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6 n+ @0 p) f9 b, _3 t* Q' ?+ U# A一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

3 Y" h. l' [7 u! [3 r6 R三、办公室办会工作基本规范
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2 ?  w. `, r7 a- o- x6 w四、加强办公室的日常管理
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; J1 q; J& E! h2 F; p4 y" V  q" {, @& F一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

0 |/ O( f  M# C: m职能定位：

) R! O' x+ b' G3 H1 v9 R$ d6 U行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

" U/ m: s! t( K  G* y一、办公室人员岗位认知与基本职责

  ~' [& t' {: g/ J$ Z3 k8 E（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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- v. Z- t0 y/ T- ]按性质分：
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/ @8 I1 m! Q. U1 ]3 g程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

1 Y* k, l( X4 o! z办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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) x5 ]7 N9 [* |1 w) l综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

$ D  S2 h3 ~3 A4 L三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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% G; m: J  @- `（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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- V# t: Q" N/ A2 ~4 M二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

$ k. b/ {+ g# a! L6 y, F/ {四、要讲工作效率。

& I. g" Y9 v8 a7 p（四）办公室工作对人员的要求

* V$ e0 Z: C, B% B+ f" i- V3 G1、思想素养
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* t& G* m; y& Y+ n& N  P/ S9 }热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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0 A, j& e; }! L: [7 l# b: ]政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

( S( M4 L% M( M- j1 P踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

! U2 p: @) d# R6 y5 L6 Q5 z2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

0 ^( J0 ]. v- q$ ]调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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8 j* q; G" X0 W  V# ^8 n调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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9 M  q1 r  Z3 W7 @（四）办公室工作对人员的要求

/ M& a' N: r7 X* T0 q4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

% R& N3 G# \% \* T* z9 Y& x0 ?责任意识

6 ]0 J* i8 ~! M: p创新意识

奉献意识

信息意识
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程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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  e( t  k: P0 K0 X领导测评办公室人员的20道题目
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% U# p3 z$ Y" S  e0 ^# m, Q# D, N1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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  V/ k2 w" B+ L6 }% e/ s: Z他是否了解你的目标和意向?
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' ^6 o/ X$ B/ L2 B5 w# {他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

+ `$ b- O: T# Z" \2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

* n# j2 m1 E! A5 h4 f他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

+ e, i: ?2 e& Y% L9 S6 {' g6 v, S5 x领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

" }9 Q1 w0 r1 ]! o- Z能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

' h% X0 M0 {* e% A10．他在危急关头是否沉着冷静?
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& Y& g9 m7 Q  L& l当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

( B5 p+ S9 g. n1 g$ E8 w11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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9 l2 |+ Y) B' [3 K: F0 Z你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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: B1 |( A1 G' W4 c9 l3 C9 Z/ ^13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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1 c5 C4 S: i/ [, y; i8 H7 M1 b" s而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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& v! i$ }2 ?( h  O是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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: g& v5 p+ ~( D9 _! I5 @/ L15．他语言表达是否清晰?
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7 H9 S$ v8 }6 @8 b) Z能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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: c! E# }: Y% r, E* k* k5 c能否准确地传达你的指示?

# ^" Z6 K: c+ O8 w& D( l能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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  P# Z# M) K' _1 `19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

2 z2 U6 ]1 M. c20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

. g% j4 r. E- x8 L1、不断优化硬件和工作环境
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- e7 C; O1 e- g3 G& d5 i5 P2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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: a# a/ o7 @0 X2 p; \2 ~（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

9 \0 ]3 h1 `3 b; A1 v良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象
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& F+ y) e4 w! [- D- G5 m' k二、加强办公室建设

1 |' K9 Z. U( Q7 e# v（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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$ X7 \3 s  {: S/ T5 F% F. \3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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) E# Z: J' q  W5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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% S4 h# E# P: Y$ F) x1 B* ^8、不居功自傲，有容人雅量。

7 {! c+ B9 Q7 X! w9 S: a) A三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

" H, \3 |; p" K4 t$ }$ {! W+ z2、协助领导确定会议目标和议题

8 b9 }: E0 U0 Q3 P8 `% ^（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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1 ~* i6 j2 U7 t" C& h  v( H3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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, C) ^0 l) R7 G5 n* F- M) h+ D（2）拟定办会方案

0 t7 c* \; X8 O4 ~4 ~5 C) ~( C（一）会议服务的基本内容

* B6 [  d% G) L( H, \9 o3 ^2 D会前准备工作

& A+ Z/ M8 i" C1 k' `1 {2 Q2 y4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~