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/ |! a% B9 `! r, p3 ]) _# u: Gmso-font-kerning:0pt">2012 0 f3 a5 ?& J7 b$ F2 `font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 w# y9 o6 v$ z4 h- \5 @$ `3 ?! p
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% `, T$ l6 |5 c/ a' n2 ~4 Zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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* d% j+ E; o4 Q; F h+ h3 N: T/ u2 S/ _6 h) K" Emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# ^3 v/ m& X. ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # n2 o ]1 T( C
2 j- z* D% w# {5 \! g, f9 ]- f$ i- Zmso-font-kerning:0pt">1. + s1 k7 f3 w8 V: a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 - x+ L/ C B7 Q4 L. J! W+ w
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" [" m. H9 c7 w, K ^+ l# l( [mso-font-kerning:0pt">2. 5 l6 t" Q- Q& P' |+ B% n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 - s9 p* Q7 K: S7 I8 k* p C
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。; H7 [* q2 ]5 l/ i% q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * T' b& i- M% E/ s! U; {7 k
+ |; r/ [+ R% E: }1 K- b p( o- I$ p3 [; |" umso-font-kerning:0pt">1. " u+ M& s* _$ [# V' S' O+ N3 l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 0 x# ^7 | i) Z B( c2 R
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6 N; ?; h6 m2 z7 U# {4 Nmso-font-kerning:0pt">2. 2 L+ o( i' c2 c$ L( r& x
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 7 X* l, f6 W$ F' s0 B. k: _
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
* D) ?: i) ?3 g% k( N* ^6 lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。- p+ ^. N" X' j9 o9 L5 I
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% Q* L4 F0 J7 Q, ~+ ]- A( Q; n& a8 @- [+ v) Z
mso-font-kerning:0pt">1. ( ?. [+ T6 h: u6 Q0 }" i4 g- X' n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 6 t5 `" i2 A- I* N$ I
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mso-font-kerning:0pt">2. : ? ^! W7 x; ], K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ! U% A, z3 i5 A2 a( Q7 Y
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mso-font-kerning:0pt">3. C9 \4 B) U. [# {- Z! {% c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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5 Y/ D$ e1 N% @2 c: h! w. o g5 N& Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% E0 Q6 J" n- \" Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( ^. d* k9 \( f) Z# ?
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mso-font-kerning:0pt">1. # @% [: g8 h, ^2 H# a) _5 Z0 ?5 I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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- c3 H# h* G6 b1 }6 T6 q3 dmso-font-kerning:0pt">2. * p( Z+ D) }2 N6 W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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% G& _/ i t* c/ q) H* C. J8 Emso-font-kerning:0pt">3. & J6 ]" x6 |4 i5 t5 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 + t/ d K2 `( ~, d
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, A- H8 f( ]# y' j% [% X4 i4 Jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 j; p5 P/ b. X7 mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 c6 }* l: H3 R! G' p! ~
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mso-font-kerning:0pt"> 2 M4 Q5 @5 I& D7 U* v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) U. F* T1 [) W9 _- V
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: J& M: N9 i1 g/ I! n. p8 ?) Lfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 X! O) p( V+ \5 ?$ ~0 vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 ?0 M' t% L# d; T" x; w& f3 h
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" G, {+ _% y/ A1 ~12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 m* `. C3 H8 l9 s$ ?
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 6 M) _4 l! e+ o0 g
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
4 X! B7 b2 c: k3 y+ sAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ @3 c3 J0 @: f- V# K; }# z
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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